3.1. Software para gestión de recursos materiales y financieros.
Planificación de recursos
empresariales: Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP
(por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas de
información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una
compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. La Planificación
de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de
Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos
de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción,
logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la
compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software
ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como
ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de
administración y la administración de recursos humanos. Los sistemas ERP son
llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente
y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es,
encontraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una
relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un
sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios
electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica,
telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un
sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente
una relación administrativa con ellos (SRM).Los ERP están funcionando
ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos
funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados
en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística
e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un
Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia
y administración estratégica. Definición Los sistemas de planificación de
recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son
sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las
prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa.
Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción,
ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de
proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de
almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la
integración de todas estas partes. Lo contrario sería como
Considerar un simple
programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa
integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y
otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el
funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar
de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los
procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de
"Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
·
Optimización de los procesos
empresariales.
·
Acceso a toda la información
de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
·
La posibilidad de compartir
información entre todos los componentes de la organización.
· Eliminación de datos y
operaciones innecesarias de reingeniería. El propósito fundamental de un ERP es
otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus
problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma
oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Las
características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial,
es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables.
·
Integrales, porque permiten
controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado
de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía,
el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que
desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de
planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará
tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja
de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de
contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea
un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.
·
Modulares. Los ERP entienden
que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
·
Adaptables. Los ERP están
creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios,
es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra
empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de
programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La
parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP
para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de los
sistemas ERP son:
·
Base de datos centralizada.
·
Los componentes del ERP
interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
·
En un sistema ERP los datos
se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
·
Las empresas que lo
implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con
los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos,
aunque no siempre es necesario.
·
Aunque el ERP pueda tener
menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto
significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con
acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definición de un ERP con la de una suite de gestión.
·
La tendencia actual es a
ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se
denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente
indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los
más utilizados).Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de
implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las
personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un
gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los
procesos de negocio de la vida real en la aplicación. Las metodologías de
implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas. No hay recetas mágicas ni
guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantación.
3.2. Software para gestión de capital humano.
La gestión del capital humano en las empresas cada día ha cobrado una mayor
importancia. La necesidad de aprovechar al máximo su potencial, se ha
convertido en una necesidad en estos tiempos. Hoy en día existen herramientas
que nos ayudan, en múltiples actividades relacionadas con la gestión del
capital humano, tal es el caso de OrangeHRM Open Source el cual es un sistema
de información de que nos facilita la gestión de recursos humanos, además
proporciona una amplia gama de características para la gestión de la
organización fundamentalmente el capital humano. OrangeHRM proporciona una
plataforma perfecta para alinear los procesos de recursos humanos con los
objetivo de la empresa. A continuación se muestran las principales
características del sistema:
Módulo de Reclutamiento: Permite llevar un listado de ofertas de trabajo y seleccionar personal. Las
personas que solicitan empleo participan en el proceso de solicitud, de una
manera automática mediante la selección del trabajo y llenando un formulario
que contiene todos los detalles necesarios que se requieren. El proceso es muy
simple y fácil de usar. Todo el proceso es en línea.
Módulo de administración: Es la parte del sistema en el que el Administrador de recursos humanos,
ejecutará todas las tareas de administración del sistema. Esto incluye la
definición de estructura de la empresa, los grados de remuneración y demás
información que sirve como la columna vertebral para el resto del sistema.
Módulo Administrador de Información Personal (PIM): Este módulo mantiene toda la información relacionada con
los empleados, incluidos los diferentes tipos de información personal, detalla
las calificaciones y experiencia laboral, relacionados con el trabajo.
Módulo de Auto Servicio de empleado (ESS): Empleado de auto servicio es una herramienta importante
que brinda los empleados de la empresa la capacidad de visualizar información
pertinente, vía web sin tener que molestar al personal de recursos humanos. La
funcionalidad de este módulo se extiende a través de todo el sistema. La
información se encuentra disponible en cualquier momento y lugar. Por supuesto,
toda la información está sujeta a la empresa define la política de seguridad,
donde cada uno sólo puede ver la información que él / ella está autorizado a.
Módulo de informes: Esta característica le permite elaborar informes personalizados de acuerdo
a sus necesidades. Cualquier número de informes se puede definir mediante la
selección de una serie de criterios de búsqueda e informe de campos. Estos
informes se pueden guardar para evitar la repetición de esta tarea.
Módulo de la licencia: Un módulo de gestión de licencia, con amplias posibilidades de definir los
tipos de licencia y más. Se apega a todas las aplicaciones, los procesos de
aprobación y es capaz de mostrar información sobre el derecho a vacaciones, así
como el balance entre licencias, vacaciones. Este módulo elimina el papeleo y
ahorrar costes.
Módulo de Tiempo y Asistencia (Time): El módulo automatiza los procesos relacionados con el
tiempo de seguimiento. La funcionalidad que ofrece mejora el desempeño de la
organización mediante la eliminación de trámites y procesos manuales asociados
con el tiempo y las necesidades de asistencia. El sofisticado módulo ayuda a
organizar el trabajo de manera eficiente, mejora los datos de gestión de la
mano de obra y reduce al mínimo los errores en la ejecución de las políticas de
la empresa de asistencia.
Módulo de Prestaciones: En este módulo se ilustra en la empresa del plan de salud. Esto permite al
administrador del sistema definir el plan de ahorro de salud adecuada para la
organización. A demás pide a los usuarios efectuar ahorros en salud. Permite al
administrador, aprobar o rechazar las solicitudes y el seguimiento sistemático
de las cuentas de usuario en la salud de ahorro.
Módulo de Reclutamiento: El módulo de contratación simplemente define todo el proceso de
contratación que se llevará a cabo en una organización. El voluminoso, manual
de procedimientos de contratación metódica se ha modificado en forma flexible,
fácil de usar y eficiente.
El sistema OrangeHRM se encuentra bajo licencia GNU General Public License.
Aunque se puede pueden contratar servicios de soporte variando su precio entre
$50 – $5,000 anuales dependiendo del plan contratado.
Para la instalación puede realizarse mediante un servidor web, permitiendo
así el acceso mediante Internet o en un servidor local, que cuente con PHP,
MySQL y Apache como es el caso de WampServer.
3.3. Software para ventas y marketing.
La tecnología de la información y comunicaciones
cada día tienen mayor impacto en todas las actividades del ser humano y en el
ámbito de los negocios. La profesión de ventas no es ajena a este impacto. Por
lo tanto el hecho indiscutible de que el vendedor profesional que desee lograr
una posición destacada en su labor, debe conocer las herramientas tecnológicas
que generan incremento en su productividad comercial.
El uso de las herramientas tecnológicas no es un
objetivo en sí. El objetivo es como hacer uso adecuado de ellas para lograr
ganar productividad, es decir lograr más con igual o menos recursos. Muchas
veces me consultan sobre software y herramientas tecnológicas. Existe hoy en
día una gran variedad de soluciones de todos los tamaños y precios. Lo
importante es identificar que mejora en su productividad comercial le puede
reportar el uso de una o varias herramientas
Ejemplo de software de ventas y su aplicación.
Software de Administración de Oportunidades de
Ventas - Focus de First Border
Un software muy interesante para apoyar procesos
de venta consultiva es Focus, desarrollado por la empresa First Border, que se
especializa en mejora de los procesos de venta e incluso tiene una metodología
de venta consultiva muy buena.
Focus es un software para ser utilizado a nivel
individual, es decir para apoyar la gestión comercial de un vendedor consultivo.
Se instala en un PC de manera muy sencilla. En nuestra opinión, la gran
fortaleza de Focus radica en la visualización del panorama completo de las
oportunidades de ventas que tiene el vendedor. Pero no es solo la parte visual,
sino también el proceso de venta que se refleja en el sistema. Por otra parte,
el sistema permite alinear el proceso de compra del cliente con el proceso de
venta del vendedor, esto es bien interesante. El sistema posee un concepto de
navegación y de visualizar la información muy práctica y fácil de usar.
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